Myslíte si, že leniví zamestnanci sú príčinou nízkej produktivity? Možno sa mýlite.

Lenivosť je stav, kedy človek vykazuje neochotu konať, vyhýba sa úlohám a preferuje odpočinok, alebo zábavu pred prácou, alebo povinnosťami. Príčiny lenivosti sú rôznorodé a často sa prelínajú. Medzi najčastejšie patria: nedostatok motivácie keď človek nevidí zmysel v úlohe, alebo necíti prínos vo vykonaní úlohy. Prípadne môže nastať nečinnosť aj vtedy, ak sa človek môže spoľahnúť, že niekto úlohu vyrieši za neho, alebo že sa nič nestane keď sa úloha nakoniec nevykoná. Lenivosť môže byť dôsledkom vyčerpania, alebo nedostatkom potrebnej energie na začatie aktivity a obavy z ďalšieho prehĺbenia únavy. Za lenivosťou môže byť aj strach zo zlyhania, keď prevládne presvedčenie, že je úloha príliš náročná. Môže byť za ňou tiež nedostatok motivácie keď človek nevidí zmysel vo vykonaní úlohy a prínos v pomere vynaloženého úsilia a hodnoty výsledku. No a samozrejme môže ísť aj o naučený vzorec správania v podobe odkladania povinností (prokrastinácia), alebo chýbajúci denný režim bez základných návykov postupne na niečom pracovať podľa plánu, alebo priorít, kedy je všetko dôležité a zároveň nič nie je dôležité (pozn. ide o parafráza citátu: „Ak je všetko dôležité, nič nie je dôležité.“ od Patricka Lencioniho).

Doba sa zrýchlila a pozornosť je čoraz viac rozptyľovaná rôznymi podnetmi, ktorých je ohromné množstvo. Štúdie uvádzajú 12 až 40 tisíc myšlienok a podnetov denne, ktoré nás ovplyvňujú v našom správaní a rozhodovaní. Skracuje sa rozsah našej vedomej pozornosti (tzv. „attention spam“). Všetky tie podnety neprichádzajú len zvonka, ale aj zvnútra. Kladieme na seba vysoké nároky, chceme veľa a rýchlo. Máme neutíchajúce očakávania a čoraz viac bažíme po spokojnosti a naplnení. Zároveň však postrádame to, čo je dôležité, aby sa tieto očakávania a teda aj naša spokojnosť naplnili. Naháňame sa a ani si neuvedomujeme, že kvantita nerovná sa kvalita. Dnešný trend je robiť všetko a nič nestíhať, alebo nerobiť vlastne nič konkrétne a hovoriť, že je toho priveľa. Jedno aj druhé je extrém a nevedie k očakávaným výsledkom a samozrejme ani k spokojnosti.

V rôznych profesiách si ako školiteľ všímam, že ľudia hovoria, že toho majú veľa. Že nič nestíhajú a že to je stále všetko rýchlejšie a je toho stále viac a viac. Predajcovia, ktorí majú za úlohu dosiahnuť určitý objem predaja, ale nedokážu osloviť nových zákazníkov a ich výkon je podpriemerný, často len na úrovni 50% hovoria, že za to môže veľmi veľa administratívy, časté a zbytočné porady a nezmyselné požiadavky existujúcich klientov a predovšetkým nerealistické ciele.

Ľudia z IT sveta, ktorí majú za úlohu realizáciu projektov do určitého termínu, ale neustále meškajú s dodaním funkcionalít a zároveň sa objavujú nové chyby a do toho pribúdajú zmenové požiadavky zo strany klientov a tak sa neustále vracajú naspäť, namiesto toho aby bol v ich práci postupný pokrok, tak ako sa pôvodne naplánovalo.

Pracovníci Call Centier, ktorí majú za úlohu vybaviť určitý počet hovorov za deň, ale nedosahujú stanovené ciele, pričom sa často vyhovárajú na nedostatok motivácie, alebo nekonečné otázky a pochybnosti klientov.

Nespokojnosť sa postupne mení na apatiu, frustráciu a čoraz viac sa hovorí o nenaplnení očakávaní, nespokojnosti, ba dokonca o vyhorení.

To všetko sú symptómy ako výsledok našej doby. Je rýchla, neistá, náročná a kompetitívna. Do toho technológie, sociálne siete, vplyv homeworkingu a všetkého čo s tým (negatívne) súvisí. Z ľudí sa stávajú „stroje“, ktorí pracujú na voľnobeh, chýba im drive, zápal pre vec a chápanie, že do práce sa nechodí len tak niečo robiť keď je to potrebné a pre „výplatu“. Zamestnávateľ očakáva predovšetkým výsledky, produktivitu a zároveň efektivitu.

Na manažérov, lídrov, vedúcich pracovníkov a tímlídrov sú kladené vysoké nároky. Pracovať s ľuďmi je zaujímavé a zároveň náročné. Cítime pokles motivácie, nespokojnosť a nedostatočný zmysel, ktorý si prirodzene musíme kompenzovať. A tak podliehame rozptýleniam a únikom do technologických „bublín“ v podobe online hier, sociálnych sietí a konzumácie zábavného obsahu, čo má za následok len prehlbovanie vyššie spomenutých symptómov.

Ako si teda poradiť s tým, že úlohy nie sú plnené včas, že chýba záujem a namiesto iniciatívy prevládajú výhovorky, konflikty, alibizmus, nespokojnosť?

Za toto všetko nie je zodpovedná motivácia. Paradox tejto doby a ľudskej mysle je, že hoci vieme čo chceme a prečo to chceme, teda máme motiváciu, silnejšie je často skôr baženie po rýchlom dopamíne a instatnej spokojnosti. Dopamín, ktorý sa výraznou mierou podieľa na našej motivácii je čoraz viac skloňovaným faktorom ako príčina toho čomu nakoniec dávame prednosť pred čím. Dopamín funguje, okrem iného, ako vnútorná odmena, ktorá nás motivuje k činnostiam, ktoré nám prinášajú potešenie, alebo nám pomáhajú dosiahnuť naše ciele. Ak je možnosť určitou aktivitou dosiahnuť takzvaný „rýchly dopamín“, potom odsúvame aktivity kde pre výsledok a zároveň príjem dopamínu by bolo potrebné čakať či podávať nejaký enormný výkon. Siahneme teda skôr po rýchlej a jednoducho dosiahnuteľnej spokojnosti, ktorá je však často v rozpore s dlhodobou spokojnosťou. Rýchly dopamín má len krátkodobý efekt a tak siahneme po činnosti, ktorá vyplaví ďalší rýchly dopamín a dostávame sa do dopamínovej „špirály“. Výsledkom však nie je kumulácia spokojnosti, ale skôr jej opak.

Žiadny manažérsky kurz sa nemôže vyhnúť témam motivácie, líderstva, potrebe podpory rozvoja tímu a poučkám ako by mal manažér ísť príkladom. Všetko relavantné témy s jedným „ale“, ktoré sa snažím týmto príspevkom načrtnúť a riešiť.

Motivácia sa uvádza ako základný predpoklad toho, aby človek vykonal zverenú úlohu. Veľa sa píše o rozličných motivátoroch podľa príslušnusti k tej či onej generácii. Akyste je rozdiel ak pracovník začína budovať svoju kariéru, zázemie a ešte len plánuje rodinu, oproti tomu kto už kariérne ambície nemá, životné potreby má zabezpečené a svoju profesiu berie ako poslanie či zvyk. Nie je to všek len motivácia, ktorá rozhoduje čomu dávame prednosť pred čím. Toto zabezpečuje ďalší dôležitý faktor našej výkonnosti a tým je vôľa.

Vôľa predstavuje schopnosť rozhodnúť sa konať, prekonávať prekážky a smerovať k dosiahnutiu stanovených cieľov. Vôľa je teda akási vnútorná sila, ktorá nás „poháňa“ vpred smerom k motivácii. Na vôli záleží či aj po našom, hoci neplánovanom rozptýlení, neúspechu, alebo z iných dôvodov budeme pokračovať v určitej predtým prerušenej činnosti. Vôľa je náš vnútorný mechanizmus rozhodovania a kontroly. Môže byť rôzne silná, alebo slabá. Vôľa je dôležitá v oblasti nášho výkonu, ale predovšetkým ako schopnosťou kontrolovať impulzy a vedome riadiť naše správanie. Jej úlohou je teda aj kontrolovať emócionálne reakcie, a čo je najdôležitejšie, ovplyvňovať zároveň našu motiváciu. Dá sa to ilustrovať na jednoduchom príklade: Viem, že mi povedzme určité jedlo nerobí dobre, ale zároveň mi chutí. Ak by som si ho teda dal, na chvíľu by som sa cítil spokojný, čo by ale vystriedala nespokojnosť, lebo by mi následne bolo z tohoto jedla ťažko. Vôľa je to, keď si dokážem uvedomiť tieto protichodné motivácie a potlačiť impulzívnu chuť na jedlo s odôvodnením čo mi to nakoniec môže neskôr spôsobiť. Vôľou sme teda schopní kontrolovať impulzy smerujúce k rýchlemu dopamínu. Na to, ale musíme mať vôľu vycvičenú a dostatočne silnú.

Paradoxom vôle je, že funguje ako návyk. Je možné ju posilňovať, ale aj oslabovať. Zvyčajne, keďže vyžaduje značnú dávku disciplíny a energie, zvykne sa aj pomerne rýchlo vyčerpať.

Motivácia je zase súbor faktorov, ktoré túto vôľu podnecujú a udržujú. Chceme, alebo nechceme niečo. Negatívna motivácia znamená, že sa chceme niečomu vyhnúť. Pozitívna motivácia zas znamená, že chceme niečo získať či dosiahnuť. Vonkajšie faktory motivácie sú podnetmi, ktoré sú mimo nás, ako napríklad kariéra, peniaze, uznanie, pochvala a podobne. Vnútorná motivácia zas predpokladá, že si podnety vytvárame sami, pretože nás uspokojujú a robia nám dobre. Z vonkajšej motivácie sa často stáva vnútorná motivácia, práve vďaka tomu, že si prepojíme vplyv samotnej činnosti na našu spokojnosť. Vonkajšie a vnútorné faktory tak spolu často úzko súvisia, ale nevyhnutne nemusia.

Ako súvisí vôľa s motiváciou?

Vôľa je výsledkom motivácie. Ak sme motivovaní, máme väčšiu pravdepodobnosť, že budeme konať a prekonávať prekážky. Motivácia nám dodáva energiu a zmysel pre našu prácu. Vôľa však zároveň môže posilniť motiváciu. Keď prekonáme nejakú prekážku a dosiahneme úspech, posilňuje to našu vôľu a zvyšuje našu motiváciu dosiahnuť ešte viac, alebo zotrvať. Nespokojnosť s výsledkom a stres má negatívny vplyv na vôľu. Existuje niekoľko vôľových vlastností, ktoré sa dajú priamo trénovať a tým ovplyvňovať aj silu celkovej vôle: cieľavedomosť, rozhodnosť, samostatnosť, vytrvalosť a zásadovosť. Ak manažér vie, že existujú, môže nájsť aj spôsob ako s nimi spolu s členmi svojho tímu pracovať. A to je práve možná cesta ako prostredníctvom vôle podporiť motiváciu členov tímu. Motivácia ako taká totiž pomerne rýchlo „vyprchá“. Pohnútky (motivácia) ako impulzy k aktivite bez vôle trvajú krátku dobu. Vôľou si ich však vieme udržiavať vo svojom pomyselnom hľadáčiku. Problémom zjavnej „lenivosti“ preto nemusí byť nedostatočná motivácia, ale problémy vôle a na ňu sa často v manažérskych kurzoch zabúda.

Je tu ešte jeden dôležitý prvok, ktorý môže byť tým, čo nakoniec môže zohrávať kľúčovú rolu pri našej aktivite. Tým prvkom je disciplína.

Disciplína je pojítkom medzi motiváciou a vôľou. Disciplína je ako pevný most, ktorý spája našu motiváciu s konkrétnymi výsledkami. Zatiaľ čo motivácia nás „naštartuje“ a dodá nám energiu, disciplína nás udrží na správnej ceste, aj keď už ten počiatočný zápal trochu pohasol. Motivácia, ako vieme, je premenlivá. Môže kolísať v závislosti od našich emócií, okolností a aktuálnych cieľov. Disciplína nám však umožňuje pokračovať v práci aj vtedy, keď motivácia chýba, alebo ak je aktuálne slabšia. Disciplína vedie k výsledkom aj keď nemáme vždy chuť, teda motiváciu. Disciplína nás núti konať. A práve konanie nás približuje k našim cieľom. Čím silnejšiu máme disciplínu, tým ľahšie nám ide prekonávanie prekážok a smerovanie k výsledok, napriek výkyvom v motivácii.

Ako môže manažér ovplyvňovať vôľu a motiváciu u svojich ľudí?

Odpoveď je podporou a udržiavaním disciplíny. Motivácia samotná často nestačí. Predovšetkým vtedy nie, keď vidíme slabé ako očakávané výsledky a deklarovanú chuť ich dosahovať. Manažérska rola obnáša teda predovšetkým využívanie tohoto poznania a hľadanie ako v rámci svojich tímov podporovať kombináciou manažérskych nástrojov za pomoci disciplíny dosahovanie výsledkov aktivitami, ktoré majú dostatočnú motiváciu. Tu je zopár návodov, ktoré tomu môžu výraznou mierou prispieť:

Stanovujte jasné a merateľné ciele aby zamestnanci presne vedeli čo sa od nich očakáva a aby ste následne mohli hodnotiť, prípadne upraviť aktivity potrebné k ich naplneniu. Nezabúdajte si vyjasniť aj vaše konkrétne očakávania, aby bol cieľ pre zamestnanca lepšie predstaviteľný.

Poskytujte pozitívnu a konštruktívnu spätnú väzbu, ktorá je dôležitá pre udržiavanie motivácie. Zamestnanci potrebujú vedieť, že ich práca je ocenená. Niekedy skutočne stačí pochváliť či poďakovať a podporiť tak zamestnanca v ďalšej činnosti. Spokojnosť a sebavedomie napomáhajú motivácii a zároveň podporujú aj vôľu.

Nezabúdajte na materiálne a nemateriálne odmeny, ktoré môžu výrazne zvýšiť motiváciu zamestnancov. Je dôležité, aby boli odmeny spravodlivé a spojené s dosiahnutými výsledkami v zmysle stanovených cieľov.

Pre rozvoj a podporu sebavedomia je dôležitý aj postupný prenos zodpovedností. To vytvára priestor na samostatnú prácu a rozhodovanie ako základné prvky vôľových činností. Pocit zodpovednosti a slobody v rozhodovaní zvyšuje motiváciu a angažovanosť spolu s rozvojom vôle.

Netreba zabúdať na nové výzvy a úlohy vďaka ktorým majú zamestnanci možnosť rozvíjať svoje zručnosti a získavať nové skúsenosti. Nové skúsenosti sú veľkým motivátorom a zároveň podporujú aj rozvoj vole.

Ako sme si ukázali vyššie, disciplína je spôsob ako dosahovať dlhodobý výsledok. Disciplína je výsledkom, ale aj príčinou ďalšej motivácie. Disciplínu je potrebné kontrolovať vôľou. Kontrolujte a podporujte disciplínu svojich zamestnancov hodnotením ich výsledkov, ale aj sledovaním samotného výkonu. Môžete tak získať podnety pre očakávanú spätnú väzbu.

Pozitívna pracovná atmosféra podporuje rozvoj medziľudských vzťahov a spolupráce v tíme a tým aj pracovnú motiváciu. Pravidelné osobné rozhovory s jednotlivými zamestnancami umožňujú manažérovi lepšie porozumieť ich potrebám a očakávaniam a prispôsobiť im ich vlastné vedenie. Spolu so spätnou väzbou sú jedným z kľúčových nástrojov manažérskej práce.

Zdanlivá lenivosť zamestnancov teda nakoniec môže byť len výsledkom neprimeraného vedenia a nesprávne nastavených cieľov. Téma je však určite komplexnejšia a viac sa môžete dozvedieť na interaktívnom školení zameranom na manažérske nástroje súvisiace s vedením a motiváciou tímov.

Vedenie a motivácia tímov