Priorita na prvom mieste: Ako plánovať s rozumom a vyhnúť sa pasci emócií a „balastu“

Denne nás ovplyvní podľa rôznych zdrojov od 12 tisíc do 30 tisíc rôznych podnetov, myšlienok, vzruchov. Na väčšinu reagujeme automaticky bez toho, že by sme si ich čo i len uvedomili, ale sú medzi nimi aj také, ktoré si vyžadujú našu vedomú pozornosť. V neustále sa zrýchľujúcom tempe života, kde na nás okrem rôznych informácií „útočia“ notifikácie, e-maily, rôzne požiadavky klientov či kolegov a hromadia sa rôzne úlohy sa schopnosť stanoviť si priority stáva často náročnejšie. Vedieť si nastaviť priority a aj sa ich držať je nielen užitočnou zručnosťou, ale priam nevyhnutnosťou pre dosiahnutie úspechu a zachovanie duševného zdravia. No ako sa v tomto chaose orientovať a zabezpečiť, že naša energia a čas smerujú tam, kde sú skutočne potrebné a užitočné? Čas máme na rozdiel od podnetov obmedzený a niektoré termíny sú postupom času viac a viac naliehavé.

MATICA DÔLEŽITOSTI A NALIEHAVOSTI: Kľúč k efektívnemu plánovaniu priorít

Jedným z nástrojov na stanovenie priorít je takzvaná Eisenhowerova matica odvodená z jeho výroku o naliehavosti a dôležitosti – nazývanom Eisenhowerov princíp z roku 1954: „Mám dva druhy problémov: naliehavé a dôležité. Naliehavé nie sú dôležité a dôležité nie sú nikdy naliehavé.“

Táto pomôcka rozdeľuje priority do kvadrantov A B C na základe ich dôležitosti a naliehavosti. Zostávajúci štvrtý kvadrant si môžeme nazvať vypĺňanie času, neproduktívna či bezcielná činnosť, alebo jednoducho „BALAST“.

Kvadrant A: Dôležité a naliehavé. Tieto úlohy a činnosti vyžadujú okamžitú pozornosť a majú významný vplyv na naše ciele. Patria sem krízové situácie, neodkladné termíny a akútne problémy. Tu nemáme inú možnosť, len konať a konať rýchlo. Rizikom je chybovosť vznikajúca pod vplyvom stresu. Pri činnosti na týchto úlohách je preto predovšetkým potrebné konrolovať emocionálne reakcie a úroveň stresu, aby sme sa vyhli panike a nekvalitným či neuváženým rozhodnutiam.

Kvadrant B: Dôležité, ale nenaliehavé. Tento kvadrant je kľúčom k dlhodobému úspechu a prevencii kríz z Kvadrantu A. Zahŕňa plánovanie aktivít, budovanie vzťahov, postupné vzdelávanie, prijímanie preventívnych opatrení či postupnú kreatívnu činnosť alebo prípravu na porady a podobne. Práve tu by sme mali tráviť najviac produktívneho času, pretože v tomto kvadrante nie sme pod časovým tlakom a tak máme priestor veci pripraviť a realizovať kvalitne a poriadne.

Kvadrant C: Naliehavé, ale nedôležité. Tieto úlohy sú urgentné, ale v skutočnosti príliš alebo vôbec neprispievajú k našim hlavným cieľom a z tohto pohľadu majú malú dôležitosť. Patria sem mnohé prerušenia, niektoré e-maily a požiadavky iných, ale napríklad aj zbytočné porady kde nemáme čím prispieť či riešenie niečoho za čo je zodpovedný niekto úplne iný. Naučiť sa ich delegovať, alebo odmietať je preto zásadné. Pokiaľ tak neurobíme, môže to mať vplyv na Kvadranty B a A, teda skutočné priority.

Kvadrant „Balast“: Nenaliehavé a zároveň nedôležité. Tieto činnosti sú často len plytvaním času a energie. Patria sem bezcieľne prezeranie sociálnych sietí, nepodstatné aktivity ktoré nikam nesmerujú, alebo neprispievajú k cieľom. Balastom sa pokojne môže nazvať aj prokrastinácia, teda odsúvanie dôležitých či naliehavých činností. Ak sa snažíme byť efektívni, mali by sme tento balast minimalizovať, alebo úplne eliminovať. Samozrejme to platí hlavne vtedy pokiaľ nemáme čas na aktivity A a B kvadrantov. Tieto činnosti síce vypĺňajú čas, ale sme z pohľadu ich prínosu nielen neefektívny, ale často aj neproduktívny. Neprispievajú nijakým zásadným spôsobom k očakávaným výsledkom a často nevedú ani k nabratiu síl a k regenerácii ako sa mylne snažíme zdôvodňovať. Skôr sú výsledkom našej prirodzenej biologickej snahy šetriť energiou. Maskujú ničnerobenie a lenivosť a oberajú nás o mentálnu ale aj fyzickú kapacitu, hlavne ak je ich miera výrazná. Aby bolo jasné, neznamená to, že si nemôžeme oddýchnuť a nabrať sily, balastnými aktivitami sa to však často nepodarí dosiahnuť, alebo len čiastočne.

Priorita (lat. „prioritas“) doslova znemená: to čomu dáme prednosť. Efektívne plánovanie teda spočíva hlavne v tom, že sa proaktívne zameriavame na to čo má mať prednosť pred čím. Riešením efektívneho plánovania priorít je teda Kvadrant B, v ktorom by sme mali investovať čas a energiu do činností, ktoré nás posúvajú vpred a predchádzajú vzniku naliehavých problémov s potrebou „hasenia“. A naopak by sme sa mali snažiť minimalizovať čas strávený v Kvadrante C a úplne eliminovať aktivity z Kvadrantu „Balast“. Venovať pozornosť Kvadrantu A je často nevyhnutné, no ak v ňom trávime príliš veľa času, signalizuje to, že sme zanedbali aktivity v Kvadrante B, alebo že vôbec neplánujeme a len neustále reagujeme na situáciu ako sa vyvíja. Neustálym „hasením“ sa z nás však stávajú viac hasiči problémov ako riešitelia úloh a to prináša aj isté riziká, škody a obete.

Riziko emócií a impulzov: Prečo nám intuícia nie vždy pomáha? V uponáhľanom svete je ľahké podľahnúť emóciám a impulzom pri rozhodovaní o tom, čomu venujeme pozornosť. Často reagujeme na to, čo je najhlasnejšie, najviditeľnejšie, alebo čo v nás vyvoláva najsilnejšiu emóciu. Či už je to strach z premeškania niečoho (FOMO – „fear of missing out“), túžba po okamžitom uspokojení, alebo pocit povinnosti voči niekomu inému, či spoločenský tlak. V stresovej situácii sa do popredia v našom rozhodovaní dostávajú emócie, impulzy a naučené automatizované postupy. Emocionálne rozhodovanie o prioritách však môže viesť k niekoľkým rizikám:

Uprednostňovanie naliehavého pred dôležitým: Hlasné a „horiace“ úlohy z Kvadrantu C nás môžu ľahko vtiahnuť do činnosti, aj keď nemajú skutočný význam pre naše dlhodobé ciele. Podliehame ilúzii produktivity, pretože „niečo robíme“, no neposúvame sa vpred. Ak „hasíme“ v Kvadrante A, aspoň je to niečo dôležité. „Hasenie“ v Kvadrante C, teda niečoho čo nemá veľkú dôležitosť je často plytvaním času, energie ale aj financií.

Ignorovanie prevencie a vykonávania plánovaných činností: Úlohy z Kvadrantu B, hoci sú kľúčové, často nevyvolávajú pocit potreby nášho aktívneho úsilia, pretože sa zdajú mať dostatok času. V dôsledku toho ich odkladáme a venujeme sa „akútnejším“ problémom. Radšej sa venujeme „balastu“, alebo v lepšom prípade niečo „hasíme“, čím si v budúcnosti vytvárame ešte väčší tlak na ďalšie „hasenie“ v začarovanom kruhu.

Podliehanie požiadavkám iných na úkor našich cieľov: Naša snaha vyhovieť a byť nápomocní nás môže viesť k preberaniu úloh a zodpovednosti za ne, ktoré síce nie sú našou prioritou ale nás odvádzajú od našich vlastných cieľov a priorít. Preberáme tak zodpovednosť za iných na úkor seba.

Prokrastinácia maskovaná ako „vyťaženie inými činnosťami“: Niekedy sa venujeme buď ničnerobeniu, alebo menej dôležitým, ale jednoduchším úlohám, aby sme sa vyhli tým náročnejším, ale kľúčovým. Odkladaním skutočných priorít, ktoré možno znesú odklad ale vyžadujú extra námahu na ich vykonanie však podporujeme budúcu emocionálnu a stresovú reakciu na „horiace“ a dôležité úlohy.

Aby sme sa vyhli pasci emotívneho a impulzívneho rozhodovania a plánovali efektívne podľa dôležitosti a naliehavosti, fungujú viaceré odporúčania. Ponúkam 7 najdôležitejších princípov, ktoré zaručene fungujú ako istá forma prevencie:

1. Uvedomte si vlastné emocionálne reakcie a impulzy: Začnite pozorovať, ako reagujete na rôzne požiadavky a úlohy. Aké emócie vás vedú k tomu, že uprednostňujete jednu úlohu pred druhou a prečo sa radšej nevenujete tomu čo viete ovplyvniť a čo je pre vás skutočne dôležité?
2. Začnite viac a postupne realizovať dôležité úlohy aj keď ešte nie sú urgentné: Eisenhowerova matica je skvelým príkladom ako si úlohy roztriediť a získať prehľad o prioritách. Niekedy si stačí úlohy zapisovať na „To-Do“ lístky, alebo do kalendára aby ste zistili čomu by ste mali venovať prednosť pred čím. Zároveň vám to umožní odhadnúť či je reálne aby ste všetko splnili v daný deň, alebo si to vyžaduje trochu viac plánovania a oslobodenia sa od menej dôležitých úloh a činností. Prideľovanie dôležitosti a naliehavosti vám vaše plánovanie môže výrazne uľahčiť.
3. Stanovujte si jasné ciele: Bez jasne definovaných cieľov je ťažké určiť, čo je skutočne dôležité. Investujte čas do definovania svojich krátkodobých a dlhodobých cieľov. Ak nemáte cieľ, ťažko si určíte priority. Bez cieľa sa môže zdať všetko dôležitým. Ale ako vieme, ak je všetko dôležité nič nie je dôležité a potom máme tendenciu skĺznuť do „balastných“ aktivít.
4. Vyhraďte si dostatok času na dôležité a nenaliehavé úlohy a venujte sa im ešte predtým ako sa stanú naliehavými: Aktívne si vyčleňujte čas vo svojom kalendári či v rozvrhu práce na úlohy z Kvadrantu B. Berte ich rovnako vážne ako dôležité a naliehavé úlohy. Ak ich budete odkladať, stanú sa z nich neskôr úlohy Kvadrantu A („horiace“) so všetkými rizikami, ktoré tento kvadrant so sebou nesie.
5. Delegujte a naučte sa používať slovo „NIE“: Buďte ochotní delegovať úlohy, ktoré nie sú vašou prioritou, ak samozrejme takúto možnosť máte. A naučte sa zdvorilo a s úctou odmietať požiadavky iných, ktoré priamo či nepriamo nesúvisia s vašimi cieľmi, alebo by boli na úkor času ktorý si vyžadujú vaše úlohy z Kvadrantov A a B. Samozrejme ak máte časový priestor, potom nič nemusíte odmietať. Pred rozhodnutím si však overte či máte dostatok potrebnej kapacity a či pomoc nebude nakoniec znamenať, že vám niečo dôležité začne „horieť“.
6. Pravidelne prehodnocujte svoje priority: Svet sa rýchlo mení a naše ciele občas tiež. Pravidelne si preto radšej prehodnocujte svoje priority a prispôsobujte tomu svoj ostatný plán. Vyhnete sa tak tomu aby ste pracovali na niečom čo už medzičasom stratilo pôvodnú dôležitosť a je vlastne nepotrebné.
7. Rozvíjajte sebadisciplínu: Držte sa svojho plánu a priorít, aj keď sa objavia lákavé, ale nepodstatné úlohy. Ale samozrejme nezabúdajte aj na oddych a regeneráciu, aby ste nabrali potrebné fyzické či mentálne sily na riešenie úloh, ktoré sú pre vás skutočne dôležité. Pozornosť však venujte predovšetkým tomu akú mieru venujete „balastu“ pred skutočnou regeneráciou. Cieľ regenerácie je v obnove síl, energie a zotavení. Balastné aktivity postrádajú cieľ a často neprispievajú k regenerácii, ba naopak môžu prispievať k ďalšiemu vyčerpaniu a prehlbovaniu únavy. Ak chceme rozlíšiť či je aktivita skôr regeneráciou, alebo úžitkom je dobré vnímať či sa po aktivite prejavuje nejaká forma úžitku. Pokiaľ nie, hľadajme ako „balast“ nahradiť za niečo užitočnejšie a prínosnejšie.

Stanovenie priorít a plánovanie podľa dôležitosti a naliehavosti je zručnosť, ktorá si vyžaduje určitú prax, ale predovšetkým uvedomenie, že nie všetko má zmysel riešiť a že ak je všetko dôležité, nič nie je dôležité. Vyhýbaním sa impulzívnemu a emotívnemu rozhodovaniu a osvojením si strategického prístupu k plánovaniu môžeme získať kontrolu nad svojím časom, znížiť stres a dosiahnuť trvalý úspech v tom, na čom skutočne záleží. Riešte priority ako to čo má prednosť, obmedzujte „balast“ a sledujte, ako sa váš život stáva efektívnejším, naplnenejším a spokojnejším.

Ak by vás zaujímalo ako rozvíjať vaše osobné vôlové vlastnosti a prečo by ste to mali robiť

Ak by vás zaujímalo ako sa šikovne vyrovnať so zmenami